Ein Monat beA – und acht praktische Tipps

von Carsten Kindermann | beA

Okt 03
beA Startscreen

Vor einem Monat ist das besondere elektronische Anwaltspostfach beA wieder an den Start gegangen. Zeit um kurz zu schauen: Wo stehen wir momentan? Und wie können Sie sich die Arbeit im Alltag erleichtern?

Wie ist der Stand im Allgemeinen?

Zunächst kann man mal feststellen: Die Wiederinbetriebnahme des beA ist unterm Strich besser gelaufen, als viele befürchtet hatten. In den ersten Tagen gab es ein paar Ruckler. Manchmal auch nur vermeintlich am beA selbst: Die beA-Homepage der BRAK bea.brak.de war am ersten Tag komplett überlastet und für längere Zeiten praktisch nicht erreichbar. Wer sich aber den Link direkt zur beA-Startseite (https://bea-brak.de) gemerkt oder als Favorit angelegt hatte, kam relativ gut auf die eigentliche Anwendung.

Tatsächlich gibt es immer noch Zeiten, wo der Betrieb des beA stockt. Zumindest scheint es für Anwender so. Mal ist die Anmeldung nicht möglich. Oder das Empfangen oder Versenden von Nachrichten funktioniert nicht. Gerne kommt es auch mal zu Abbrüchen während der Sitzung. Hier kann man nur hoffen, dass die BRAK den Betrieb zusammen mit ihren Technikdienstleistern weiter professionalisiert. Und z.B. auch auf unangekündigte Wartungsarbeiten während der normalen Bürozeiten verzichtet. Auch darüber gibt es immer wieder Beschwerden. Und dass es anders geht, zeigt der Betrieb beim EGVP.

Tatsächlich gibt es noch eine Reihe von Problemen, die bekannt sind und bearbeitet werden. Zum Beispiel:

  • Für viele Kanzleien ist weiterhin ein Problem, dass das beA nicht in Terminalserverumgebungen läuft. Zumindest dann nicht, wenn mehrere Nutzer parallel auf das beA zugreifen wollen. Das Problem wird mittlerweile von der BRAK wahrgenommen und soll, so BRAK Vizepräsident Dr. Martin Abend auf dem 27. EDV-Gerichtstag, mit hoher Priorität angegangen werden.
  • Im Sicherheitsgutachten zum beA hatte die Firma Secunet eine Reihe von Sicherheitsmängeln als nicht so gravierend eingestuft, dass man deswegen den Neustart hätte absagen müssen. Aber diese verbliebenen, sog. „betriebsbehindernden“ Sicherheitsrisiken werden jetzt nach und nach behoben – so ebenfalls Dr. Abend.
  • Beim Versenden der Nachricht werden die Felder „Eigenes Aktenzeichen“ und „Aktenzeichen der Justiz“ vertauscht. Nicht verzweifeln, es liegt nicht an Ihnen. Der Fehler ist bekannt und wird bearbeitet.

Vielfach wird auch berichtet, dass die beA-Karte bei der Anmeldung am Postfach nicht als Sicherheits-Token erkannt wird. Die Karte wird dann im Anmeldedialog nicht korrekt angezeigt. Achten Sie darauf, dass die Karte wirklich richtig in den Kartenleser eingesteckt ist. Mehrfach rausziehen und wieder einstecken kann schon helfen. Und auch wenn es eigentlich keinen Unterschied machen sollte, scheint es wohl auf die richtige Reihenfolge der Schritte anzukommen. Kollegin Ilona Cosack empfiehlt in einem aktuellen Blogbeitrag beispielsweise:

Gute Erfahrungen habe ich mit folgender Reihenfolge gemacht: Lesegerät (sollte in der Regel ohnehin angeschlossen sein) anschliessen, beA-Karte einstecken, beA Client Security starten. Dann anmelden. Meist wird dann der Sicherheits-Token erkannt. Bei umgekehrter Reihenfolge, bzw. bereits gestarteter Client Security, ist das bei mir nicht immer der Fall. Es scheint aber keine generelle Lösung zu geben, mal funktioniert es so, mal anders. Probieren Sie aus, welche Reihenfolge bei Ihnen funktioniert. Im „worst case“ hilft immer ein Neustart des Rechners, dann vorher die Karte aus dem Lesegerät entfernen und erst dann wieder einstecken, wenn das System hochgefahren ist.

Wie sieht es in Ihrer Kanzlei aus?

Ich hoffe bei Ihnen ist soweit alles gut eingerichtet. Ich traue es mich kaum zu sagen, aber bei den Anwälten, die wir betreuen, funktioniert eigentlich alles so, wie man es erwarten darf. Moderne Windows 10 PCs (auf aktuellem Update-Stand), Firefox und Internet Explorer als Browser, Kartenleser – wie von der BRAK empfohlen – von ReinerSCT, Installation und Einrichtung strikt nach unserer Anleitung (s.u.). Läuft vergleichsweise rund. Vielleicht haben wir aber auch einfach nur Glück gehabt: In einschlägigen Online-Foren gab es immer wieder Fälle, wo man von außen denkt „alles richtig gemacht“ und irgendetwas trotzdem nicht funktionieren will.

Es gibt in den Foren aber auch immer wieder Fälle, bei denen man anhand der Fragen spürt: Da hat jemand einfach mal drauflos probiert, keine Anleitungen gelesen oder die notwendigen Schritte in kreativ anderer Reihenfolge als empfohlen ausgeführt. Der sichere Weg ins Desaster. Wenn Sie also noch nicht ganz fertig mit der Einrichtung Ihres beA sind, lege ich Ihnen noch einmal unseren kostenlosen Online-Kurs beA Last Minute – Rechtzeitig am Anwaltspostfach anmelden ans Herzen. Bitte nicht nur anmelden, sondern auch den Anleitungen folgen… 😉 Sie nutzen den Kurs noch nicht? Hier geht es zur kostenlosen Anmeldung.

Wenn in Ihrer Kanzlei also alles funktioniert, ist vielleicht auch für Sie die größte Enttäuschung: Keine Nachricht im beA. Weder von einem Gericht. Noch von anderen Anwältinnen. Vielleicht mit Ausnahme der Nachricht vom befreundeten Kollegen („Huhu, bin jetzt auch im beA“). Ebenso werden Sie Nachfragen von Gericht und Kollegen erhalten, ob Sie Ihren Schriftsatz nicht doch bitte noch mal per Fax oder E-Mail schicken könnten – man sei mit der Nutzung des beA noch nicht so weit. Verzweifeln Sie nicht. Es wird noch eine Zeit brauchen, bis das beA flächendeckend und intensiv genutzt wird. (Und Ausnahmen bestätigen schon heute die Regel.) Nutzen Sie die Zeit, um sich einzuarbeiten und die Abläufe in Ihrer Kanzlei auf die digitalen Workflows umzustellen.

8 praktische Tipps für den Alltag

Für die praktische Arbeit mit dem beA habe ich jetzt noch acht knackige Tipps:

  • Bei Fehlern ruhig bleiben. Wenn das beA bei Ihnen nach dem 3. September schon mal funktioniert hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich das Problem wieder legt. Starten Sie ggf. Ihren Rechner einmal neu. In vielen Fällen wirkt das Wunder. Wenn nicht: Abwarten und später erneut versuchen. Vermutlich gibt es gerade auf zentraler Seite Probleme, an denen Sie ohnehin nichts ändern können.
  • Zwischendurch speichern. Weil es immer wieder vorkommt, dass eine laufende beA-Sitzung abbricht: Gewöhnen Sie sich an, beim Erstellen einer Nachricht in beA Ihre Arbeit zwischendurch zu speichern. Wenn die Sitzung dann unterbrochen wird, sind wenigstens Ihre bereits eingegebenen Daten im Entwurf gespeichert und Anhänge zur Nachricht ggf. schon auf den Server hochgeladen. Bei Abbruch der Sitzung dann neu anmelden und den Entwurf weiter bearbeiten.
  • beA Client Security nur bei Bedarf ausführen. Bis die „betriebsbehindernden“ Sicherheitsprobleme behoben sind,  empfehlen ich weiterhin, die beA Client Security aus dem Autostart zu entfernen und nur dann zu starten, wenn Sie aktiv mit dem beA arbeiten. Und am Ende einer Sitzung mit dem beA die Client Security wieder beenden.
  • Posteingang täglich prüfen. Das beA bietet die praktische Möglichkeit, sich über den Eingang von Nachrichten im Anwaltspostfach per konventioneller E-Mail informieren zu lassen. Vermutlich haben Sie dafür bei der Erstregistrierung Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt. Die E-Mail-Benachrichtigung war in den ersten Tagen nach Neustart des beA sehr unzuverlässig. Dieses Problem soll behoben sein. Trotzdem: Kontrollieren Sie mindestens einmal, besser zweimal am Tag über die Browser-Anwendung, ob in Ihrem Postfach Nachrichten eingegangen sind. Lässt sich als Aufgabe auch prima ans Sekretariat delegieren.
  • Rechte für Mitarbeiter einrichten. Lassen Sie sich als Rechtsanwältin oder -anwalt von Ihrem Sekretariat entlasten. Die Mitarbeiterinnen dort können für Sie den Posteingang kontrollieren, Nachrichten exportieren und in die Dateiablage oder Anwaltssoftware der Kanzlei übernehmen, Nachrichten für Sie vorbereiten und Anhänge schon mal hochladen. Und sogar Nachrichten für Sie versenden, sofern Sie qualifiziert elektronisch signiert haben. Dafür geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen natürlich NICHT Ihre beA-Karte und Ihre PIN (ist verboten nach §26 RAVPV). Sondern Sie weisen Ihren Mitarbeiterinnen die entsprechenden Rechte zu. In unserem Online-Kurs „beA Last Minute“ zeigen wir in Modul 3b im Detail, wie das funktioniert.
  • Posteingänge mehrerer Anwälte überwachen. Wenn Sie – z.B. als ReFa, ReNo oder Sekretärin – die Postfächer mehrerer Anwältinnen und Anwälte verwalten und für diese den Posteingang überwachen sollen, können Sie sich die Arbeit erleichtern. Statt zwischen den Postfächern hin- und herzuspringen, können Sie sich eine Postfach-übergreifende Sicht anlegen, mit dem Sie den gesamten Posteingang der Kanzlei auf einen Blick anzeigen lassen können. Das funktioniert natürlich auch für den gesamten Postausgang. Eine Anleitung, wie das geht, finden Sie in der BRAK-Anleitung Klare Sicht auf Kanzleipost.
  • Helfen Sie mit das beA zu verbessern. Noch einen Tipp von Ilona Cosack gebe ich gerne weiter: Wenn Sie von der beA-Anwendung eine Fehlermeldung erhalten, leiten Sie diese an die Hotline der BRAK weiter. Und zwar mit den Fehlerprotokollen, die von der beA-Client-Security gespeichert werden. Mit diesen Fehlermeldungen geben Sie den Entwicklern des beA die Chance, die Fehlerursache zu ergründen und das Problem – im Sinne aller Anwender – zu beseitigen. Wie sie die sog. „Level 4 Log Dateien“ erzeugen und an den beA-Support schicken können, erläutert dieser Leitfaden der BRAK.
  • beA Newsletter abonnieren. Die BRAK greift in ihrem beA-Newsletter mittlerweile wieder im Wochenrhythmus aktuelle Anwenderthemen rund um das beA auf und gibt hilfreiche Tipps zur effizienten Nutzung. Die Hilfestellungen sind kompakt geschrieben und meistens mit Screenshots illustriert.       Ältere Ausgaben des Newsletters stehen im Archiv zur Verfügung, das bis 2016 zurückreicht. Mein Tipp: abonnieren und regelmäßig lesen.

Meine Güte, jetzt ist der Blog-Beitrag doch deutlich länger geworden, als geplant. Ich hoffe, Sie können ein paar interessante Anregungen mitnehmen.

Ihnen noch einen schönen Feiertag,
beste Grüße

Carsten Kindermann

 

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P.P.S. Ich freue mich, wenn Sie mir unten einen Kommentar hinterlassen.

  • Carsten Kindermann sagt:

    Ich ergänze mal einen neunten Tipp: Unter dem Link http://stats.pingdom.com/3xaxzpu91p7f können Sie schnell testen, ob das beA aktuell überhaupt läuft.

    Der aktuelle Status („current status“) wird ganz links neben der Adresse bea-brak.de angezeigt, rechts daneben statistische Zusammenfassungen der letzten Tage.

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