Digitale Kanzlei: Erfahrungen einer Einzelanwältin

von Carsten Kindermann | Digitale Kanzlei

Nov 29
Digitale Kanzlei: Podcast von DUT mit RAin Carola Reetz

Es ist mehrere Monate her, aber mir doch gut in Erinnerung geblieben: Ein Workshop zum Thema Kanzlei-Digitalisierung. Der Dozent hatte länger über das damals noch abgeschaltete beA räsoniert, Big Data behandelt und machte gerade einen par force Ritt durch die bevorstehenden Segnungen von Legal Tech. Auf einmal dreht sich eine Teilnehmerin in der ersten Reihe um und wendet sich an die Runde. Das sei ja alles sehr interessant. Und sie sei wirklich besten Willens. Aber sie kämpfe damit, wie das denn ganz praktisch im Alltag funktionieren soll mit der Digitalisierung. Wie sie den Einstieg schaffen soll. Was als erstes tun? Wann lässt man Papier weg?

Ich fürchte, in der besagten Veranstaltung hat die Anwältin keine befriedigende Antwort erhalten. Für mich war eindrücklich, dass es bei all den großen Konzepten und Trends in der Praxis manchmal viel grundlegendere Themen sind, die das Leben schwer machen, wenn sich Anwältinnen und Anwälte oder ganze Kanzleien digitalisieren wollen.

An diese Begegnung musste ich neulich denken, als mir eine Bekannte (Danke an Dr. Sabine Engelhardt von Wanderer und Partner!) den Link auf eine Podcast-Folge von Digitales Unternehmertum schickte. In dieser interviewt Herausgeber Thomas Ottersbach eine Stunde lang die aus Deutschland stammende und heute in der Schweiz praktizierende Anwältin für Familienrecht Carola Reetz über die Digitalisierung ihrer Kanzlei.

Der Podcast ist in vielerlei Hinsicht sehr interessant und anregend. Rechtsanwältin Reetz hatte sich eineinhalb Jahre zuvor entschlossen ihre Kanzlei komplett auf digital umzustellen. Und erklärt jetzt im Gespräch, warum sie die Umstellung vorgenommen hat, wie sie dabei vorgegangen ist und mit welcher Hardware und Software sie ganz konkret arbeitet.

Zur Podcast-Folge „Digitale Kanzlei – vom Anwaltspostfach bis zur digitalen Akte“ (kann direkt im Browser angehört werden) geht es hier.

Ich finde das Podcast-Interview insgesamt sehr hörenswert. Denn an dem konkreten Fall kann man eine Menge lernen, sich mindestens inspirieren lassen. Das Vorgehen von Carola Reetz zeigt mögliche Wege auf, kann aber sicher nicht als Vorlage für alle Anwälte oder Kanzleien dienen. Und zu verschiedenen Punkten habe ich durchaus eine andere Auffassung als die beiden Gesprächspartner im Podcast.

Deshalb möchte ich im Rest dieses Blog-Beitrags ein paar meiner Einschätzungen zu den Inhalten des Podcast-Interviews teilen.

Digitale Kanzlei: Rahmenbedingungen beachten

Vorweg: Generell passt die Situation von Carola Reetz nicht für jedermann. Das beginnt damit, dass Carola Reetz in der Schweiz praktiziert. So wird beispielsweise das in Deutschland unlängst gestartete besondere elektronische Anwaltspostfach beA nicht thematisiert – was bei jeder Kanzleidigitalisierung in Deutschland zwingend berücksichtigt werden müsste.

Schwerer wiegt sicherlich, dass Carola Reetz Einzelanwältin ist. Es gibt eine ganze Reihe von Entscheidungen, die sie für sich aus guten Gründen getroffen hat, die man aber schon in einer Kleinstkanzlei mit ein oder zwei weiteren Kollegen wohl anders treffen würde, gar nicht zu reden von Kanzleien mittlerer Größe oder darüber hinaus.

Außerdem hat sich Carola Reetz komplett für eine Infrastruktur basierend auf der Apple-Welt entschieden. Wer, wie ich, eher in der Welt von Windows und Microsoft zuhause ist, muss das relativierend im Hinterkopf behalten.

Das vorausgeschickt, möchte ich zunächst ein paar Punkte hervorheben, die mir an der Vorgehensweise von Carola Reetz gut gefallen haben. Um anschließend auf ein paar Punkte einzugehen, die ich anders oder eher kritisch sehe.

Zur Nachahmung empfohlen

Also, was hat mir gefallen?

  • Zeit zur Einarbeitung nehmen. Wer überwiegend digital arbeiten will, muss seine Werkzeuge beherrschen. Im Mandantengespräch oder vor Gericht sollte man mit der Technik so souverän umgehen können, wie mit Papier und Stift.Das geht nicht von heute auf morgen. Man braucht Zeit für die Einarbeitung und zum Üben. Carola Reetz hat sich z.B. ihre neuen Devices (Notebook, Smartphone, Tablet) nacheinander gekauft und die Geräte jeweils erstmal eingerichtet und gründlich kennengelernt, bevor sie das nächste Gerät kauft hat. Das hat ihr geholfen, mit dem jeweiligen Gerät und den darauf installierten Apps kompetent umzugehen. Smart.
  • Umstellung zum Stichtag. Für die Umstellung auf eine digitale Aktenführung hat Carola Reetz zunächst die Voraussetzungen geschaffen: Die notwendige Technik (Infrastruktur/Cloud-Dienste) und die benötigten Software-Apps ausgewählt und gekauft/gebucht, für sich eingerichtet und sich mit diesen vertraut gemacht. Und dann hat sie sich einen konkreten Stichtag gesetzt, ab dem sie konsequent neue Akten ausschließlich digital geführt hat.Aus meiner Sicht ein guter Ansatz: Der feste Vorsatz, ab Tag X konsequent digital zu arbeiten, macht es leichter, dies dann auch wirklich ohne Ausnahme zu tun. Wenn man – alternativ – sagt: Ab Tag X will ich mehr digital arbeiten. Oder: Ab Tag X versuche ich ca. die Hälfte meiner Akten digital zu bearbeiten. Was wird dann wohl passieren? Die Gefahr wird groß sein, dass man in die „alte Welt“ zurückfällt. Das Setzen eines Stichtags sorgt außerdem für terminliche Verbindlichkeit beim Umstieg. Um ewiger Aufschieberitis vorzubeugen, sollte der Stichtag allerdings nicht in allzu weiter Ferne liegen. Man sollte sich ruhig eher frühzeitig aus der Komfortzone rauswagen.
  • Alte Akten analog lassen. Zum Stichtag hatte sich Carola Reetz entschieden, ihre alten Akten zunächst analog zu belassen und nicht zu digitalisieren. Das finde ich vernünftig. Bei Bedarf kann man einzelne Altakten immer noch zu einem späteren Zeitpunkt nachdigitalisieren.
  • Papierminimiert statt papierlos. Auch bei Carola Reetz gibt es Situationen, in denen sie lieber mit Papier arbeitet. Beispielsweise wenn sie längere Texte lesen muss (längere Sachverhalte aus der Akte oder ein Buch). Aber: Alles, was als Information in die Kanzlei reinkommt, wird sofort digitalisiert und zur digitalen Akte gespeichert. Ebenso sämtliche Informationen, die während der Mandatsbearbeitung entstehen: E-Mails, Schriftsätze, Notizen (auch handschriftliche), Fotos von Whiteboard-Notizen etc.: Was nicht von vornherein digital erzeugt wird, wird gescannt oder abfotografiert und digital gespeichert. Und da Carola Reetz dieses konsequent praktiziert, kann sie bei Abschluss eines Mandats alles wegwerfen, was sie sich zwischenzeitlich einmal ausgedruckt hatte. Denn alles was wichtig ist, ist ja bereits digital in der E-Akte gespeichert.
  • Handschriftliche Notizen. Nur weil sie überwiegend digital arbeitet, muss Carola Reetz auf handschriftliche Notizen oder Skizzen nicht verzichten. Die einfachste Variante ist, dass sie auf Papier gemachte Notizen oder Skizzen einfach einscannt und digital abspeichert. Oder sie schreibt direkt auf ihrem digitalen Device, z.B. mit geeignetem Stift und einer dafür ausgelegten Notiz-App auf ihrem iPad.Tatsächlich ist es manchmal schneller oder auch zum Sortieren der Gedanken geeigneter, Dinge handschriftlich festzuhalten. Mein Tipp an dieser Stelle: Mit der richtigen Hardware (s.u.) und einer der führenden Notizbuch-Anwendungen wie OneNote oder Evernote geht dieses noch effektiver. Notizen können nachbearbeitet werden und Freihand-Text in getippten Text übersetzt werden. Selbst wenn die handschriftlichen Notizen nicht nachbearbeitet werden, können die genannten Programme diese wie getippten Text durchsuchen.
  • Aktenablage in der Cloud. Für die Speicherung ihrer digitalen Akten hat sich Carola Reetz für eine Dateiablage in der Cloud entschieden. Das ist auch für Rechtsanwältinnen und -anwälte möglich, wenn ein paar Randbedingungen erfüllt sind. Die Speicherung der Daten in der Cloud ist z.B. sinnvoll, wenn man auf dieselben Daten von unterschiedlichen Geräten zugreifen können möchte, z.B. vom Notebook in der Kanzlei, einem Zweitrechner im Home-Office oder dem Smartphone. Vor allem aber ist es vielfach sicherer, als die Daten auf dem vermeintlich so sicheren Server in der eigenen Kanzlei zu speichern. Denn deren Sicherheit sei, findet Carola Reetz, „in Zeiten des flächendeckendes Hackings eine Illusion“. Anders formuliert: Der Sicherheitsaufwand, den große und renommierte Cloud-Anbieter zur Absicherung der bei ihnen abgelegten Daten betreiben, ist für eine kleine Kanzlei kaum leistbar oder bezahlbar.
  • Fixkosten runter. Alle ReFas und Anwaltssekretärinnen jetzt mal weggehört: RA’in Reetz hat die Digitalisierung ihrer Kanzlei auch genutzt, um sich letztlich komplett von einem eigenen Sekretariat zu trennen. Ihren Posteingang lässt Sie vom E-Post Office der Schweizer Post erledigen (entsprechende Dienstleister gibt es natürlich auch in Deutschland). Dort wird für sie die Post geöffnet, gescannt und ihr digital zugesandt. Die Digitalisierung macht dieses Outsourcing überhaupt erst möglich, weil die Post über den digitalen Versand genauso schnell in der Kanzlei ankommt, als hätte eine Sekretärin in der Kanzlei die Eingangspost bearbeitet. Ihre Telefonzentrale hatte Carola Reetz bereits vor der Kanzleidigitalisierung an einen externen Dienstleister ausgelagert. Und die Vereinbarung von Terminen machen ihre Mandaten jetzt über ein Online-Terminbuchungstool im Internet selbst – und sind laut Carola Reetz begeistert von dieser Möglichkeit.

Ob dies der richtige Weg für Kanzleien mit mehreren Anwältinnen und Anwälten ist, sei mal dahin gestellt. Aber speziell für Einzelanwälte kann das Vorgehen von Carola Reetz ein Weg sein, um Fixkosten zu senken und sich damit (finanzielle) Freiräume zu schaffen.

Soweit meine positiven Aha-Momente aus dem Interview. Es gibt aber auch ein paar Punkte im Vorgehen von Carola Reetz, die ich kritisch sehe oder einfach anders beraten würde.

Einerseits – andererseits

2-in-1 

Carola Reetz berichtet, dass sie in der Regel mit zwei Geräten unterwegs ist: Ihrem Notebook-Computer, den sie primär verwendet, um schnell längere (Vertrags-) Texte oder Schriftsätze schreiben bzw. bearbeiten zu können und um ihre E-Akten einzusehen. Zusätzlich hat sie noch ein iPad mit Stift dabei, im Wesentlichen für handschriftliche Notizen. (Vermutlich hat sie noch ihr Smartphone dabei, aber das lassen wir jetzt mal außen vor). Für sie seien diese beiden Geräte immer noch viel leichter als das Schleppen schwerer Akten aus der Zeit vor der Umstellung.

Es gibt in der Tat Szenarien, in denen es besser ist, zwei Geräte bei sich zu haben. Z.B. ein Gerät zum Abspielen einer PowerPoint-Präsentation über den Beamer, während man gleichzeitig auf einem zweiten Gerät Notizen macht, die vielleicht nicht jeder sehen soll.

Aber: Ich komme in der Regel mit einem einzigen Gerät aus (das Smartphone wieder nicht mitgezählt). Und das liegt daran, dass ich seit Jahren ein sog. 2-in-1 Gerät verwende. Ein 2-in-1 Gerät ist einerseits ein leistungsstarkes Notebook und damit vollständiger PC-Ersatz. Und andererseits ein Tablet. Die Tastatur kann leicht abgenommen werden und das Notebook verwandelt sich in ein Tablet, das ich mit dem Finger bedienen kann (Touch) oder auf dem ich mit einem speziellen Stift schreiben und zeichnen kann. Konkret verwende ich ein Microsoft Surface zusammen mit Windows 10 – und benötige eben nur dieses eine Gerät. Nochmal weniger zu schleppen.

Spezialisierte Apps statt teurer Kanzleisoftware

Ein herausstechender Bestandteil der von Carola Reetz mündlich formulierten IT-Strategie ist ihre Entscheidung, auf eine „teure“ Kanzlei- oder Anwaltssoftware zu verzichten (okay, da ist sie nicht die einzige) und sich stattdessen für jeden Aufgabentyp, der bei ihr anfällt, eine darauf spezialisierte App zu suchen und einzusetzen. So hat sie separate Apps für die Verwaltung von Kontakten, von Terminen, ein E-Mail-App, eine App für handschriftliche Notizen, eine für Aufgaben/To-dos und so weiter. Sie ist durchaus gerne bereit, für eine App Geld zu bezahlen, sucht sich aber bevorzugt Apps, die sie einmal kaufen muss (anstatt z.B. über ein Abo zu mieten). Sie ist, nachvollziehbarer Weise, zunächst mal begeistert, für wie kleines Geld sie dabei sehr leistungsfähige und auf ihren jeweiligen Zweck optimierte Apps erhält.

Das ist natürlich ein möglicher Ansatz. Wenn Sie sich überlegen, diesem Weg zu folgen, sollten Sie sich allerdings über folgende Punkte klar werden:

  • Wie lange wird die App weiterentwickelt und mit Sicherheits-Updates versehen? Wird sie an Veränderungen der Betriebssystem-Software (iOS, MacOS) angepasst? Falls nicht, ist die Software irgendwann nicht mehr sicher oder läuft gar nicht mehr auf dem Device. Ist mir im privaten Umfeld leider beides schon passiert (so weit zum „besser wissen“…).
  • Können die Daten aus der App exportiert werden, um sie beispielsweise in einer anderen App weiter nutzen zu können?
  • Will ich den Komfort missen, den mir eine integrierte Software bietet? Die die Verbindungen zwischen den Daten – da wo sinnvoll – herstellt? Denken Sie an die logischen Beziehungen zwischen Mandanten, allen Akten dieses Mandaten, Namen und Kontaktdaten des Mandanten und ggf. der Prozessgegner, den Rechnungen zu den Akten, die Terminhistorie mit den Mandanten etc. Sicher, man kann diese Daten separat verwalten und die Beziehungen zueinander „von Hand“ herstellen. Mir persönlich wäre der Komfortverlust zu groß.
  • Die Trennung der Daten im Sinne von: jede App erhält nur die Daten, die sie wirklich benötigt, klingt zunächst einmal besonders Datenschutz-freundlich. Bedenken muss man aber, dass man die Datenschutzbestimmungen jedes einzelnen App-Anbieters auf ihre Compliance mit der DSGVO überprüfen muss (und dies bei jeder Änderung dieser Bestimmungen wiederholen muss). Und sollte ein Mandant (berechtigterweise) von seinen Betroffenenrechten Gebrauch machen und die Information erhalten wollen, welche Informationen über ihn gespeichert sind bzw. ggf. sogar verlangen, dass die Daten berichtigt oder gelöscht werden sollen, kann es hierfür notwendig werden, durch sämtliche Apps zu gehen, in denen Teile dieser Daten gespeichert sind. Viel Spaß…
  • Schließlich, wenn Sie mit mehreren Kollegen in einer Kanzlei zusammenarbeiten oder über ein Sekretariat verfügen, müssten Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Apps das Teilen der Daten untereinander erlauben (gemeinsamer Kalender, gemeinsame Todo-Listen etc.). In vielen Apps wird dieses nicht möglich sein. Die von Carola Reetz gewählte Lösung ist also eher etwas für die Einzelanwältin.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Eine spezialisierte App kann ein prima Lösung sein. Ich verwende auf meinem iPhone solche Apps ebenfalls. Beispielsweise Office Lens, um unterwegs Scans von Dokumenten zu machen und diese in meinem Cloud-Speicher abzulegen. Dafür braucht es keine Verbindung zu anderen Apps. Das Programm tut was es tut. Und wenn ich irgendwann mal eine andere Scan-App verwenden will, muss ich keine Daten migrieren. Bei den Kerndaten der Mandatsbearbeitung würde ich allerdings auf mehr Integration der Daten Wert legen. Insbesondere dann, wenn ich mit einem Sekretariat oder weiteren Kollegen zusammenarbeite.

Und richtig: Eine herkömmliche Kanzleisoftware mag für den einzelnen Anwalt überdimensioniert sein. Sowohl hinsichtlich des Funktionsumfangs als auch in Bezug auf den Server, den Anwalt dafür extra betreiben muss, selbst dann, wenn dieses im Rechenzentrum des Herstellers oder eines seiner Partner geschieht. Hier könnte aber eine der Cloud-Kanzleisysteme eine gute Alternative sein, die in jüngster Zeit auf den Markt drängen und gerade für Einzelanwälte oder Kleinstkanzleien optimiert sind.

Kurzum: Man kann das so machen, wie Carola Reetz. Ich würde jedoch empfehlen, diesen Ansatz nicht ohne weiteres zu kopieren, sondern entlang der gerade skizzierten Kriterien für die eigene Situation neu zu entscheiden.

Cloud oder nicht 

Beim Thema Cloud ist Carola Reetz aus meiner Sicht nicht besonders konsequent. Auf der einen Seite hat sie sich entschlossen, ihre Kanzlei- und Mandatsdaten in einer sicheren Cloud zu speichern. Und führt dazu die richtigen Gründe an – ich hatte das bereits kommentiert.

Auf der anderen Seite verwendet sie bei den von ihr genutzten Apps nach eigenen Angaben nur solche, bei denen die Daten lokal auf ihren Geräten gehalten werden. Sie tut dies aus einem Grundmisstrauen gegen die App-Anbieter und was dort mit ihren sensiblen Daten geschieht. Und aus einer gewissen Unsicherheit, ob in diesen Fällen die Speicherung der Daten in der Cloud rechtskonform ist. Was an sich erst einmal vernünftige Überlegungen sind.

Leider geht aber bei Apps, die ihre Daten lokal auf dem Gerät speichern, ein wesentlicher Vorteil der Cloud verloren: Die Möglichkeit, auf die Daten von mehreren Geräten aus zugreifen zu können. Schauen wir uns als Beispiel unseren digitalen Terminkalender an. Hier möchte ich nur einen Terminkalender führen (also: einen Termin-Datenbestand haben), auf diesen aber sowohl von meinem Notebook oder Desktop-PC zugreifen können, genauso wie von meinem Smartphone. Und wenn ich Änderungen oder Neueinträge auf dem einen Gerät vornehme, möchte ich, dass diese auch auf den anderen Geräten wirksam werden. Und genau das ermöglicht mir eine Speicherung der Daten in der Cloud. Vorausgesetzt, dass die Kalender-App für die von mir genutzten Geräte verfügbar ist. Ohne die Cloud muss ich meine diversen digitalen Kalender von Hand synchron halten. Bei meinem persönlichen Organisationstalent der sichere Weg ins Terminchaos…

Meine Prognose: Der Wunsch, Anwendungen und Apps nur lokal auf den eigenen Rechnern, Devices und Servern auszuführen, wird sich zunehmend als Sackgasse erweisen. In den kommenden Jahren werden wir mehr Systeme sehen, die den Anwaltsalltag intelligent unterstützen (Stichwort Künstliche Intelligenz und Legal Tech). Diese Systeme werden z.B. Schriftsätze gliedern und relevante Informationen markieren/herausziehen, Verträge oder Klageschriften generieren etc. Die Intelligenz dieser Anwendungen wird überwiegend aus der Cloud kommen. Will man als Anwalt ausschließlich mit Systemen arbeiten, die ihre Daten lokal verarbeiten, wird man sich von dieser Innovationswelle ausschließen – und läuft damit Gefahr, sich selbst aus dem Markt zu nehmen.

In Zukunft werden also auch Rechtsanwältinnen und -anwälte die Cloud nicht nur zur Dateiablage nutzen, sondern dem allgemeinen IT-Trend folgen und immer mehr Informationsverarbeitungen inklusive der Verarbeitungslogik in die Cloud verlagern.

Soweit meine Kommentare zum Podcast mit Familienrechtsanwältin Carola Reetz. Hören Sie sich die Podcast-Folge im Original an und lassen Sie sich für die eigene Kanzlei-Digitalisierung inspirieren! Und dann blättern Sie bitte hier nach unten und hinterlassen einen Kommentar, welchen Aspekt aus dem Interview Sie besonders interessant fanden.

Beste Grüße

Carsten Kindermann

P.S. Überlegungen, wie Carola Reetz sie für sich oder ich oben kommentierend angestellt haben, sind übrigens typisch für das Aufstellen einer IT-Strategie, mit der Sie definieren, wie Ihre Kanzlei-IT aussehen soll; um sie optimal bei Ihrer Berufsausübung zu unterstützen. Sie benötigen Unterstützung bei der Formulierung Ihrer IT-Strategie? Dann sprechen Sie uns gerne an, z.B. per E-Mail an digitalekanzlei@lkzwo.de.

P.P.S. Welcher Teil der IT-Strategie von Carola Reetz war für Sie bemerkenswert – im positiven oder negativen Sinne? Blättern Sie weiter nach unten und schreiben Sie mir Ihre Eindrücke als kurzen Kommentar. Vielen Dank!

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